Les Liberating Structures: améliorez vos processus de décisions et l’efficacité de vos réunions
De nombreuses organisations peinent à trouver un fonctionnement optimal de leurs équipes et de se poser la question « comment mener une réunion efficace? ».
Les réunions peuvent être nombreuses et peu productives, consistant souvent à reproduire des schémas éculés. Les processus de décisions intègrent un nombre très restreint de collaborateurs au sein des équipes, générant de la réactance et de la frustration.
Pourtant, il existe des outils et pratiques simples permettant d’inclure tous les membres d’une équipe, de développer l’engagement et la créativité, et de fournir des résultats plus significatifs.
Les Liberating Structures sont une série de 33 méthodes de collaboration et de facilitation pour les réunions et les processus décisionnels.
Faisons, ensemble, une petite incursion au sein des Liberating Structures
Halte aux réunions interminables, sans objectif ni plan d’actions…
Voici les 4 clés qui vous permettront de tirer le maximum de profit des Liberating Structures:
1) Sortir du schéma des réunions traditionnelles. Oubliez au maximum les réunions « top-down » en mode présentation pour allez vers plus d’intelligence collective et de discussions ouvertes. Le but est d’organiser des échanges entre toutes les parties. L’une des forces de Liberating Structures est sa capacité à impliquer 100% des parties prenantes pour générer de nouvelles perspectives et idées.
2) Définir un objectif « SMART » (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini) pour votre réunion et créer une séquence claire et concise comme invitation. L’invitation correspond au sujet précis sur lequel nous aurons à travailler durantla réunion. Un objectif comme « augmenter notre chiffre d’affaires de 20% » ne peut être un objectif « SMART » de réunion qui pourrait alors se transformer en « Identifier 3 actions prioritaires qui nous permettront, d’ici le 31/12/2023, d’augmenter de 20% notre CA« .
3) Créer le storyboard de vos réunions. Il existe 33 Liberating Structures dont chacune sert un objectif précis. En fonction de la taille de votre groupe, de vos contraintes de temps et du matériel et de l’espace dont vous disposez, vous agencerez les Liberating Structures les unes par rapport aux autres afin de créer de la cohésion, de la collaboration générative ou de l’engagement individuel ou collectif.
4) Préparer sa réunion, en amont, et « lâcher prise » sur le résultat pendant. En tant qu’organisateur/animateur de la réunion, vous aurez à la préparer du mieux possible comme nous venons de l’évoquer. Il faudra donc être attentif aux aspects logiqtiques et pratiques ainsi qu’au cadre que vous allez poser en début de réunion. Ensuite, vous serez garant du processus et vous lacherez prise sur le résultat (oui, je sais, c’est dur…). « Ce qui arrive est ce qui devait arriver » est un adage de l’intelligence collective.
Quelques exemples d’usage des Liberating Structures
En démarrage de réunion, vous souhaitez que les participants échangent rapidement à propos de leurs intentions et contributions ? Alors, vous pouvez utiliser « Impromptu Networking« . Au cours de trois rotations, chaque participants répond et échange avec un pair, à deux questions (par exemple: « Qu’est-ce que j’attends de cette réunion? » / » Comment je vais pouvoir contribuer concrètement? »).
Vous souhaitez que chaque membre de l’équipe partage un objectif commun et puissant? Utilisez « 9 Whys« , qui permettra de relier chacun avec le « pourquoi » et le « pour quoi » de votre projet.
Votre équipe pourrait faire preuve de plus d’audace et d’imagination dans les idées qu’elle partage? Allez faire un tour du côté de « 25/10 Crowdsourcing« . Chaque participant rédige sur une fiche bristol, une idée audacieuse et un premier pas pour l’atteindre. Au cours d’un brassage de fiches aussi ludique qu’efficace, chacun vote, de 1 à 5 et à cinq reprises pour chaque idée. Les dix idées les plus plébiscitées sont retenues.
Votre équipe s’enfère dans des comportements contre-productifs? Faites appel à « Triz » qui vous permettra d’identifier tout ce qu’il est nécessaire de faire pour être certain de faire échouer votre projet et, par effet rebours, de mettre en place les actions adaptées pour ne pas que cela se produise.
Vous avez besoin d’un outil de débriefing en fin de réunion? C’est « What, So what, Now What » qu’il vous faut. En trois séquences structurées, les participants réfléchissent seuls puis en petits groupes sur « Ce qui s’est passé »/ »Ce que cela signifie et/ou entraîne » / »Les actions qui en découlent »).
Les Liberating Structures fonctionnent en synergie, dans un séquençage que vous pourrez déterminer afin de tirer le maximum de profit de l’outil.
Chacun de nos accompagnements, de nos formations et ateliers intègrent un panel de Liberating Structures.
Intégrer les Liberating Structures dans vos pratiques quotidiennes ?
Sentez-vous libre de nous consulter pour échanger sur le sujet.
Nous pouvons vous aider à concevoir vos séminaires ou réunions d’équipe sur la base des Liberating Structures ou bien former vos managers à leur utilisation.
Les Liberating Structures ont été développées par Henri Lipmanowicz et Keith McCandless. Pour en savoir plus : https://www.liberatingstructures.fr/
